Regimento - FGA

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Ministério da Educação

 Instituto Federal do Espírito Santo

 

MINUTA DE RESOLUÇÃO DO CONSELHO SUPERIOR nº XX/2024,

 DE XX DE XXXXX DE 2024

Aprova o Regimento do Fórum de Gestores de Administração do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo (Ifes).

O PRESIDENTE DO CONSELHO SUPERIOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO ESPÍRITO SANTO – Ifes, no uso de suas atribuições regimentais, considerando os autos do processo nº 23147.005754/2024-72, bem como as decisões do Conselho Superior em sua xxª Reunião Ordinária, realizada em xx de xxxx de 2024, 

RESOLVE: Aprovar o regimento interno do Fórum de Gestores de Administração (FGA) do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Espírito Santo (Ifes). 

 

CAPÍTULO I

DA NATUREZA

Art. 1ºO Fórum de Gestores de Administração do Instituto Federal do Espírito Santo (FGA) é um órgão de natureza consultiva e de assessoramento da Pró-Reitoria de Administração e Orçamento e seu funcionamento se dará por este regimento, respeitadas ainda as disposições do Regimento Geral do IFES.

§1º O FGA é um espaço de discussões e proposições de políticas administrativas, gestão orçamentária, financeira e patrimonial do Ifes.

§2º O FGA é também espaço de troca de experiências entre as gestões administrativas dos campi e da reitoria, bem como dos demais setores administrativos vinculados às direções administrativas e/ou orçamentárias.

§3º O FGA é de natureza horizontalizada, com representação de todos os campi do Ifes.

 

CAPÍTULO II

DOS OBJETIVOS

Art. 2ºSão objetivos do Fórum de Gestores de Administração:

I - identificar, analisar, sugerir, divulgar e implementar melhores práticas de gestão e governança para as áreas de Compras, Licitações, Orçamento, Contabilidade, Finanças, Manutenção, Transporte, Almoxarifado, Patrimônio, Contratos, Protocolo e Arquivo deste Instituto Federal;

II - avaliar os diferentes mecanismos institucionais que constituem a política de gestão administrativa, orçamentária, financeira e patrimonial do Ifes;

III - analisar dados de relatórios gerados pelo Ifes e/ou por órgãos de controle, sobre impacto e abrangência das políticas de gestão administrativa, orçamentária, financeira e patrimonial do Ifes;

IV - socializar entre os campi do Ifes as práticas de execução das políticas de gestão administrativa, orçamentária, financeira e patrimonial do Ifes, buscando sempre constituir uma unidade institucional entre essas práticas;

V - propor melhorias nas políticas de gestão administrativa, orçamentária, financeira e patrimonial do Ifes;

VI -  propor e promover qualificação e capacitação para os gestores, membros do Fórum e servidores envolvidos nas áreas temas;

VII - elaborar, consolidar e divulgar documentos e normas internas relacionados às áreas de interesse do Fórum, junto às demais áreas deste Instituto Federal;

VIII - assessorar os dirigentes do Instituto Federal do Espírito Santo.

 

CAPÍTULO III

DA ESTRUTURA,  COMPOSIÇÃO E REUNIÕES

Art. 3ºO Fórum de Gestores de Administração  terá a seguinte composição de membros:

I - colegiado; e

II - mesa diretora do FGA.

 

§1º O colegiado e a mesa diretora se reunirão em sessão plenária para debater e deliberar sobre os assuntos de competência do FGA.

§2º O Plenário é soberano no encaminhamento dos temas propostos, mediante a aprovação por maioria simples, reservado ao presidente o voto de desempate.

 

SEÇÃO I

DO COLEGIADO

Art. 4ºO colegiado do FGA será composto pelo(s) servidores ocupantes dos respectivos cargos/funções:

I -  diretores  de administração e planejamento dos campi  ou ocupantes de cargos equivalentes; e

II - coordenadores gerais de administração e planejamento ou ocupantes de cargos equivalentes com lotação em  Campus Avançado,  Centro de Referência e/ou outras unidades análogas que compõem a estrutura do Ifes.

 

Parágrafo único. Nos casos de afastamento do titular, previstos em lei, assume o respectivo substituto enquanto vigorar o afastamento.

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Art. 5ºCompete aos membros do colegiado do FGA:

I - comparecer no dia, horário e local designados para realização das reuniões, conforme convocação, ou justificar o não comparecimento;

II - propor, com antecedência, matéria para constar em pauta;

III - debater matérias da pauta;

IV - formular, analisar e emitir pareceres sobre as ações de administração, planejamento, orçamento, contabilidade e finanças;

V - apresentar propostas e sugestões de melhorias nas metodologias voltadas para execução orçamentária e financeira;

VI - promover integração entre as diretorias de administração e planejamento dos campi e da reitoria;

VII - trabalhar de forma integrada com outras comissões institucionais;

VIII - propor alternativas de incentivo e desenvolvimento de programações de capacitações nas áreas de administração,planejamento, orçamento, contabilidade e finanças;

IX - discutir questões pertinentes à promoção de políticas de aproximação dos campi envolvendo os fatores positivos e negativos no âmbito institucional do IFES;

X - participar de reuniões e comissões quando designadas pelo presidente;

XI - votar na proposta de pauta e nas matérias constantes da ordem do dia;

XII - assinar as atas aprovadas.

SEÇÃO II

DA MESA DIRETORA

 

Art. 6ºA mesa diretora do Fórum de Gestores de Administração do Ifes terá a seguinte composição:

I - presidência;

II - coordenação; e

III - assessoria sistêmica.

SUBSEÇÃO I

DA PRESIDÊNCIA

 

Art. 7ºA presidência do FGA será exercida pelo(a) Pró-Reitor(a) de Administração e Orçamento e, nos casos de afastamentos previstos em lei, pelo(a) respectivo(a) substituto(a) enquanto vigorar o afastamento.

Art. 8ºCompete ao presidente do FGA:

I - convocar reuniões ordinárias e extraordinárias;

II - estabelecer a pauta das reuniões;

III - abrir, presidir e encerrar as reuniões do Fórum;

IV - submeter à votação as matérias em pauta;

V - exercer, nas reuniões, no caso de empate, o voto de qualidade;

VI - resolver questões de ordem;

VII - representar o FGA em reuniões e/ou demais situações institucionais;

VIII - repassar ao Reitor, as recomendações do Fórum de Gestores de Administração, sempre que necessário.

 

SUBSEÇÃO II

DA COORDENAÇÃO

Art. 9ºA coordenação do FGA será exercida por coordenador(a) e o coordenador(a) adjunto(a), indicado, votado e aprovado em sessão plenária.

§1º Os representantes da coordenação serão eleitos dentre os membros do Fórum, por votação simples ou por aclamação, para exercerem mandato pelo período de 2 (dois) anos.

§2º A formalização da designação da coordenação do FGA ocorrerá por meio de portaria do reitor, a pedido do presidente do FGA.

§3º Ocorrendo vacância de quaisquer dos membros que compõem a coordenação do FGA, proceder-se-á com uma nova indicação e votação de substituto, que ocupará o posto em vacância pelo prazo remanescente ao mandato ou por novo período de 02 anos, a ser decidido pelo colegiado.

 

Art. 10.Compete ao Coordenador:

I -  indicar um(a) secretário(a) para assumir as funções de secretaria do FGA;

II - assessorar o presidente na execução de suas atribuições;

III -  organizar e propor a pauta de reunião ao presidente do FGA;

IV - conduzir, nas reuniões, as discussões, concedendo a palavra aos membros, coordenando os debates e neles intervindo para esclarecimentos;

V - encaminhar aos Grupos de Trabalho os expedientes que devam ser submetidos à apreciação;

VI - realizar ações que sejam definidas e autorizadas pelo presidente ou plenário do FGA.

 

Parágrafo único. Compete ao coordenador adjunto exercer as funções do coordenador, nos casos de afastamento legal ou por meio de ato conjunto e compartilhado.

 

Art. 11.Compete a(o) Secretário(a):

I - exercer as atividades de secretaria, de acordo com os expedientes encaminhados pela mesa diretora do FGA;

II - enviar as convocações e convites para participação das reuniões ordinárias e extraordinárias aos membros do Plenário e a outras pessoas convidadas, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias úteis em relação a data do evento;

III - apoiar a organização da pauta das sessões;

IV - registrar as notas das reuniões, lavrar a ata e encaminhá-la aos participantes;

V - elaborar lista dos presentes nas reuniões e registrar as justificativas de ausências; e disponibilizá-la aos interessados;

VI - comunicar aos membros do Fórum os avisos e notificações dos assuntos decididos pela mesa diretora;

VII - manter organizado os documentos e processos criados e/ou recebidos via SIPAC, na unidade REI - FÓRUM DE ADMINISTRAÇÃO ou por e-mail do FGA, inclusive as pautas e as atas das reuniões.

 

Parágrafo único. Na ausência do(a) secretário(a) em uma reunião, o presidente elegerá um dos membros do Fórum para substituí-lo(a).

 

SUBSEÇÃO III

DA ASSESSORIA SISTÊMICA

 

Art. 12.A assessoria sistêmica do FGA será exercida pelo(a)s Diretore(a)s Sistêmico(a)s de Administração e de Orçamento e Finanças da Reitoria e, nos casos de afastamentos previstos em lei, pelo(a)s respectivo(a)s substituto(a)s enquanto vigorar o afastamento.

Art. 13.Compete à assessoria sistêmica:

I – participar dos debates sobre os trabalhos realizados pela presidência e coordenação; e

II - atuar em conjunto com a coordenação e presidência, para o bom desenvolvimento das atividades da mesa diretora.

III - exercer, no que couber, as competências de que trata o art. 5º deste regimento.

 

SEÇÃO III

DAS REUNIÕES

Art. 14.O Fórum de Gestores de Administração reunir-se-á:

I - ordinariamente, três vezes por ano; e

II - extraordinariamente, mediante decisão do presidente ou por requerimento de 2/3 (dois terços) de seus membros.

 

Art. 15.As reuniões ordinárias ocorrerão 3 (três) vezes ao ano, conforme cronograma aprovado em sessão plenária.

§ 1º Adotar-se-á o caráter itinerante das reuniões, preferencialmente nas cidades fora da região da Grande Vitória e, de forma alternada entre os campi das regiões norte e sul.

§ 2º Não havendo possibilidade da reunião ocorrer presencialmente, esta poderá ser executada utilizando meios virtuais de conferência.

 

Art. 16.Os membros do FGA serão convocados pelo presidente para participar da reunião, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias da data de realização.

§ 1º Os membros deverão informar a mesa diretoria, e com antecedência, qualquer impedimento para participar da reunião ordinária ou extraordinária, bem como, nesses casos, re-encaminhar suas convocações aos seus respectivos suplentes para o devido atendimento.

§2º Os membros integrantes de Grupo de Trabalho poderão ser igualmente convocados pelo presidente para participar da reunião, conforme as disposições estabelecidas no instrumento de criação do GT.

§3º O comparecimento dos membros do Fórum às reuniões é preferencial em relação a qualquer outra atividade administrativa do IFES.

 

Art. 17.Os convites a outras pessoas para participar da reunião serão realizados pelo presidente, mediante justificativa da relevância de suas participações em relação às atividades desenvolvidas pelo FGA.

 

Art. 18.A instalação e as deliberações da sessão plenária serão condicionadas à existência de quórum mínimo, correspondente à maioria absoluta dos membros, ou seja, a metade mais um.

 

Art. 19.Aos convocados para participação em reuniões, comissões ou avaliações, fora do seu campus de lotação, será assegurado o direito ao recebimento de diárias.

§ 1º Os recursos necessários para pagamento das diárias dos membros do FGA deverão ser custeadas pela sua unidade de lotação.

§ 2º Os recursos necessários para pagamento das diárias dos membros externos do Grupo de Trabalho serão disponibilizados pela  Pró-Reitoria de Administração e Orçamento.

 

SEÇÃO IV

DAS DELIBERAÇÕES

Art. 20.As deliberações serão tomadas com base na maioria simples dos votos dos membros presentes, incluindo o Presidente.

§ 1º Em caso de empate, o presidente terá o voto de qualidade ou desempate.

§ 2º De cada reunião será lavrada uma ata, contendo pontos de pauta e encaminhamentos sobre cada matéria que deverá ser aprovada e assinada pelos membros do FGA.

§ 3º As deliberações deverão ser divulgadas no Portal da Pró-Reitoria de Administração e Orçamento.

CAPÍTULO IV

DOS GRUPOS DE TRABALHO

Art. 21.Os debates específicos e aprofundados sobre assuntos de natureza envolvendo o campo de compras, licitações, orçamento, contabilidade, finanças, manutenção, transporte, almoxarifado, patrimônio, contratos, protocolo e arquivos, que envolvem as funções e responsabilidades de setores e/ou coordenadorias vinculadas às diretorias de administração e orçamento dos campi e da reitoria, serão preferencialmente abordados em grupos de trabalho.

Art. 22. O plenário do FGA poderá constituir grupos de trabalho específicos, visando discussão e a proposição de  ações necessárias ao atingimento dos objetivos estabelecidos neste regimento interno.

§1º O plenário do FGA definirá, no ato de criação dos grupos de trabalho, seus objetivos gerais e específicos, sua composição,  prazo para conclusão dos trabalhos e demais condições de funcionamento.

§2º  Os grupos de trabalho criados e aprovados em plenário, deverão ser constituídos a partir de portaria do reitor, onde constará as informações de que trata o §1º deste artigo.

§3º O plenário do FGA, sempre que julgar necessário, poderá convidar, para colaborar nos trabalhos e discussões da plenária e dos grupos de trabalho, outros servidores do Ifes, bem como dirigentes ou representantes de setores ou coordenadorias e entidades públicas ou privadas e movimentos sociais, os quais não terão direito a voto. 

§4º Nas situações em que haja necessidade de concessão de diárias e passagens para eventuais encontros presenciais dos GTs e outros convidados, estas deverão ser solicitadas ao presidente do FGA e devidamente justificadas.

 

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 23.O presente regulamento poderá ser alterado parcial ou totalmente pelo Fórum, em reunião convocada especificamente para apreciação do assunto, devendo ser submetido à aprovação do Conselho Superior.

 

Art.24. As alterações decorrentes de mudanças no Estatuto ou Regimento Geral do IFES serão automaticamente incorporadas a este regimento.

 

Art. 25.O presidente do Fórum excluirá discricionariamente de plano, matérias estranhas às competências do referido Fórum.

 

Art. 26.Os casos omissos serão resolvidos pelo plenário do Fórum e, havendo urgência, pela Presidência, ad referendum dos membros presentes ao primeiro evento subsequente à decisão respectiva.

 

Art.27. Este regimento poderá ser revisto por solicitação de 2/3 (dois terços) dos membros do Fórum de Gestores de Administração.

Art. 28.Este Regimento entrará em vigor após publicação da sua resolução.